يتولى السكرتير المهام الأساسية والتنظيمية والمكتبية للشركة أو القسم أو المدير. تقوم الشركات من جميع الأحجام بتعيين سكرتيرات لإدارة المكتب الأمامي والتعامل مع الأمور الإدارية. اليوم على موقع Money Makers نشرح كل ما تحتاجه لتصبح سكرتيرًا ناجحًا.
كما أقدم لك أفكار لمشاريع نسائية عصرية بـ 1500 ريال أو أقل
تعريف الأمانة العامة
Contents
- هناك اعتقاد خاطئ بأن وظيفة السكرتير تتضمن الكثير من الأعمال الورقية والمستندات التي تتطلب ساعات عمل ضخمة مع الأوراق والمستندات الطويلة.
- ولكن الحقيقة هي أن وظيفة السكرتارية قد تحسنت كثيرًا بحيث أصبحت تتعامل فقط مع بيانات الأجهزة والبرامج المخزنة كمستندات إلكترونية.
- تم تحسين بيئة العمل الخاصة بوظيفة السكرتارية بشكل كبير وهي متصلة بالشبكات المحلية التي توفر الوصول إلى جميع الوثائق التنظيمية ذات الصلة. يتم تشغيل محطات العمل بأحدث التطورات التكنولوجية، حيث يتم إدخال جميع الأوراق في أجهزة الكمبيوتر ومعالجة البيانات إلكترونيًا.
- تتمتع هذه الوظيفة بميزة السماح لك بالالتقاء والتفاعل مع الإدارة العليا في وقت مبكر جدًا من حياتك المهنية، مما سيجلب لك رضاًا وظيفيًا كبيرًا وتقديرًا في بيئة العمل.
- يعد التفاعل مع كبار المديرين أحد فوائد العمل كسكرتير، والذي بدوره يزيد من الاحترام بين الزملاء ويعزز سمعتك. هناك الكثير الذي يمكنك تعلمه عن الصناعة أثناء التعامل مع الإدارة والتي يمكن أن تساعدك في العمل.
كيف تصبح سكرتيرة ناجحة؟
- غالبًا ما تكون واجبات السكرتارية غير مرئية للعامة، ولكنها يمكن أن تكون ضرورية للحفاظ على تنظيم الشركة وعلى المسار الصحيح.
- كسكرتير حديث لديك العديد من المهام والمسؤوليات. لا يقتصر دورك على التعامل مع المكالمات الواردة ومذكرات رئيسك فحسب، بل يتعين عليك أيضًا كتابة الرسائل ورسائل البريد الإلكتروني وإجراء ترتيبات السفر وجدولة الاجتماعات والمؤتمرات وإجراء الأبحاث وكتابة العروض التقديمية.
- سواء كنت تعمل مع أمانة واحدة أو مع مكتب بأكمله، يجب أن تكون قادرًا على تقديم دعم إداري فعال بإشراف محدود.
- نقدم لك هنا 5 مهارات أساسية تحتاج إلى إتقانها إذا كنت تريد أن تصبح سكرتيرة محترفة
إدارة الوقت
- تساعدك الإدارة الجيدة للوقت على تخطيط المهام والأنشطة من خلال شرح كيفية الالتزام بالمواعيد النهائية مع الحفاظ على مستويات عالية من الإنتاجية.
- على سبيل المثال، إذا طلب منك رئيسك إعداد مستند تحتاجه يوم الاثنين الساعة 10 صباحًا، فيجب عليك توخي الحذر وإلا ستقع في مشكلة.
- إذا كان لديك مهام مهمة أخرى يتعين عليك إكمالها صباح يوم الاثنين، فستحتاج إلى استخدام مهاراتك في إدارة الوقت لمعرفة مدى تناسبها جميعًا معًا.
2 القدرة على البحث
تساعدك مهارات البحث في العثور على المعلومات المهمة. على سبيل المثال، قد تحتاج إلى إجراء بعض الأبحاث قبل الرد على رسالة بريد إلكتروني تطلب التمويل من قسمك، أو قد تحتاج إلى البحث عن وجهات السفر قبل حجز رحلة عمل.
إذا لم تكن لديك المهارات البحثية اللازمة، فقد تفوتك تفاصيل مهمة، مثل تقدم مديرك بطلب للحصول على تأشيرة عمل بدلاً من تأشيرة سياحية للسفر.
مهارات الحاسوب
نظرًا لأنك تقوم بمعظم عملك على الكمبيوتر، فمن المهم أن تكون لديك مهارات الكمبيوتر اللازمة، مثل العمل مع أجهزة الكمبيوتر. ب. الكتابة والمسح الضوئي والطباعة باستخدام برامج مثل Microsoft Office.
استخدام متصفحات الانترنت
بالإضافة إلى مهارات البحث، ستساعدك مهارات تكنولوجيا المعلومات الجيدة على إكمال مهامك اليومية بشكل أسرع وأكثر كفاءة، كما يمكن أن تساعدك مهارات تكنولوجيا المعلومات المتقدمة أيضًا في طلبك.
5 مهارات الاتصال/التعامل مع الآخرين
باعتبارك سكرتيرًا محترفًا، فأنت على اتصال دائم مع الآخرين، سواء شخصيًا أو من خلال قنوات مثل الهاتف أو البريد الإلكتروني.
لذلك يجب أن تعرف كيفية التواصل بشكل واضح ومهني ومهذب، سواء كنت تتعامل مع زائر أو عميل أو زميل أو مدير أو مقدم خدمة.
إقرأ هنا كيف تصبح مصمم أزياء ناجح
6 تدوين الملاحظات
غالبًا ما يتعين على الأمناء استخدام المحاضر أثناء الاجتماعات. لذا، إذا كنت تريد أن تصبح سكرتيرًا محترفًا، فأنت بحاجة إلى التأكد من قدرتك على تدوين ملاحظات دقيقة، إما باستخدام الاختزال أو عن طريق نسخ التسجيلات الصوتية.
واجبات السكرتير الناجح
- تتمثل وظيفة سكرتير الشركة في الاهتمام بالمهام الإدارية والكثير من أعمال التوثيق الخاصة بالمنظمة. تشمل واجبات سكرتير الشركة أيضًا مسؤولية الحفاظ على جميع المستندات الإلكترونية وجميع الأنشطة المكتبية المتعلقة بالشركة بالإضافة إلى الاتفاقيات التعاقدية.
- الطلب على هذه الوظيفة مستمر لأنه يعتني بجميع العقود الرسمية أو الاتفاقيات الجديدة أو التخطيط للاجتماعات المختلفة وجميع الإجراءات الإدارية للمنظمة.
- هناك عدة فئات فرعية لأعمال السكرتارية مثل التعليم والطب والثقافة والقانون وما إلى ذلك. وتعتبر ساعات العمل لهذه الوظيفة بمثابة مكافأة للباحثين عن عمل.
- على الرغم من أن وظيفة السكرتير تختلف تمامًا عن وظيفة موظف الاستقبال، إلا أن كلاهما يلعب دور الواجهة الأمامية لأي عمل تجاري.
شاهد أيضًا أفكار مشاريع صغيرة ناجحة من النساء
فوائد العمل كسكرتير للشركة
فيما يلي بعض فوائد كونك سكرتيرًا للشركة
- لا يوجد أي ضغط على المواعيد النهائية أو المتطلبات عند العمل كسكرتير للشركة، على الرغم من أن هذا الدور يتطلب القيام بمهام إدارية مهمة لا يلزم إكمالها بحلول الموعد النهائي المحدد.
- عند الوصول إلى ساعات العمل، تعتبر وظيفة السكرتارية خيارًا جيدًا لأنها تتناسب مع ساعات العمل التقليدية وتتميز بساعات عمل مرنة.
- تعد ساعات العمل غير الموثوقة مشكلة كبيرة للعديد من الباحثين عن عمل، وهي مصدر قلق لجميع العاملين حيث يرغب الجميع في تحقيق التوازن بين العمل والحياة، وهي مشكلة كبيرة للأشخاص الذين يحتاجون إلى مزيد من الوقت لحياتهم الخاصة، ولكن في أما الطرف الآخر في نفس الوقت يريد أن يكون ناجحاً في حياته المهنية.
- يمكنك إنشاء قوائم مهام لكبار المسؤولين، أو توقيع اتفاقيات أو عقود جديدة في مكتبك، أو حتى تنظيم أنشطة مكتبية جديدة.
في نهاية رحلتنا لنصبح سكرتيرًا ناجحًا، يجب أن نشير إلى أهمية وظيفة السكرتير في أي شركة حيث أنها تنطوي على العديد من الأدوار والمسؤوليات لنجاح أو فشل الشركة.
